メールの書き方講座

新型コロナウイルス感染症の流行によるオンライン授業導入の影響で、本年度は学生から教授や大学の事務などにメールを送る機会が増えています。前期の期間中、「教授に失礼なメールを送って悪い印象を持たれてしまったらどうしよう」、「質問がしたいけどメールの書き方なんて教わったことがないし、どう書いていいかわからない」などと困った方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、特に1年生の方に向けて、具体例を用いながら失礼のない教授に宛てたメールの書き方を紹介していきます。

初めに前提として、教授宛てのメールは必ず大学から配られたメールアドレス（学籍番号＠ed.tus.ac.jp）を用いて送るようにします。個人で作成したアドレスの場合、教授は送り手が本学の学生であることを確認できません。大学のメールアドレスはこのことの証明になるので、安心して受け取ってもらえるために必ず使用します。

また、教授のメールアドレスが分からない場合は、学部事務課に問い合わせることで教えてもらうことができます。本学のCLASSやLETUSシステムにおいても、 シラバスで教授名にリンクして記載されていることが多く、活用することができます。

それでは本題のメールの書き方について説明していきます。以下は最初の具体例になります。

最初に、件名は簡潔に内容が一目で伝わるようにしましょう。「～の件」や「～について」などとする表記するのが一般的です。次に、本文に入り、初めにメールの受け手である教授名を学部・学科の所属の後に書きます。次に、冒頭に挨拶を1文入れてから、自分の所属や氏名などを書きましょう。これらを書いた後に、依頼や質問などの本題に入ります。内容はメールが長くなり過ぎないようにできるだけ簡潔に書きましょう。またこのとき、相手が目上の人であることを意識して、丁寧な対応を心がけましょう。文章の結びとして、メールの用件へ対応をしてもらうことへの敬意を表します。そして最後に、 署名として、教授に対応をしてもらいやすいように学籍番号も含めた正式な所属、氏名を入れます。これにはさらに、連絡を取りやすいように、携帯電話番号やメールアドレスなどの連絡先を入れることもあります。また、文のまとまりごとに1行スペースを入れると読みやすいメールになります。以上のことは教授により具体的に指示が出されている場合もありますので、メールを書く前には必ずLETUSの授業コースなどで確認しておきましょう。

次に，教授から返信が来た場合の応答メールの書き方ですが、内容が了承やお礼のみの場合には、教授の名前や挨拶の文はなくても構いません。しかし、メールの最後に所属や氏名などの署名を入れるのはマナーなので、必ず入れるようにしましょう。このときも、感謝や謝罪の意を含めると丁寧なメールになるので、くどくなり過ぎない程度に書くとよいでしょう。

異なる形式の文面も用意しましたので、参考にしてください。

メールを書く際には、マナーを意識して丁寧な文面を心がけましょう。受け手への誠意が伝わりやすくなり、快く受け取ってもらえます。

最後に、今回の特集で紹介したものは基本事項のみを押さえた一例ですので、実際にメールを書くときは参考程度としてお考え下さい。この講座が新入生の方への大学生活の一助となれば幸いです。教授へのメールの書き方を習得して、後期の授業も乗り切りましょう。